Afin de gérer le service au public dans le contexte de pandémie, l'université Sorbonne Nouvelle déploie l'outil EasyAppointments dans les composantes et des directions (DAI, DEVU, DSIC, SAC). La licéité du traitement repose sur l'obligation légale telle que définie dans l'article 6 du Règlement général à la protection des données (RGPD). Les personnes prenant un rendez-vous doivent obligatoirement renseigner leur nom, prénom et adresse mail institutionnelle. Les composantes, directions et services utilisant EasyAppointments sont tenus de renseigner les nom, prénom, adresse mail institutionnelle, spécialités ou missions et disponibilités de leurs agents. Les nom et prénom des convoqués, leur horaire de passage et le service auprès duquel est pris le rendez-vous sont communiqués aux agents de sécurité contrôlant les entrées sur les sites de Sorbonne Nouvelle. La communication et la destruction de ces listes se font quotidiennement.Les données des personnes prenant les rendez-vous sont conservées sur une base active d'un an. Celles des agents sont conservées jusqu'à leur départ. Selon les modalités légales, les personnes concernées peuvent accéder à leurs données, les rectifier, les effacer ou exercer le droit à la limitation du traitement de leurs données.Les personnes prenant rendez-vous ont la possibilité de faire la suppression manuelle de leurs données dans le mail de confirmation du rendez-vous. Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement des données dans ce dispositif, les personnes concernées peuvent contacter les services auprès desquels elles prennent rendez-vous, chargés de l'exercice de ces droits, et la délégation à la protection des données. Si les personnes concernées estiment, après avoir contactés les services susmentionnés, que leurs droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, ils peuvent adresser une réclamation à la CNIL. Ce traitement est déclaré et inscrit dans le registre de l’université Sorbonne Nouvelle sous le n°2020-024.
